1/ Introduction et champ d’application
Bienvenue sur la Politique de confidentialité de la SCIC Solidarité Versailles Grand Age – Lépine-Versailles.
Le Responsable du traitement de vos données personnelles est la SCIC Solidarité Versailles Grand Age (ci-après « le Responsable du traitement » ou « Lépine-Versailles »), adresse postale : 53 rue des chantiers, 78 000 Versailles, immatriculée sous le SIREN 788 969 608.
Dans le cadre de l’ensemble de ses activités d’établissements de santé ou d’établissements médico-sociaux, ou de ses autres activités services à domicile, vous nous transmettez des informations en vous inscrivant, ou en participant à un événement et en communiquant avec nous sur notre site internet. Les champs obligatoires sont indiqués comme tels dans les formulaires de contacts et d’inscriptions présents sur notre site https://www.lepine-versailles.fr/. Nous nous engageons à ce que la collecte et le traitement de vos données soient effectués de manière licite, loyale et transparente, conformément au Règlement européen général sur la protection des données (« RGPD ») et à la Loi informatique et Libertés de 1978 modifiée (« LIL »).
Ces collectes d’information se limitent au nécessaire, conformément au principe de minimisation des données.
La présente politique de protection des données à caractère personnel s’applique à l’ensemble des traitements de données mis en œuvre par notre établissement.
Elle couvre notamment :
- les données collectées via nos sites Internet ;
- les informations que vous nous transmettez au format papier lors de votre inscription au sein de nos établissements ;
- ainsi que les données transmises de manière dématérialisée dans le cadre de votre inscription, que celle-ci soit réalisée directement auprès de notre établissement ou par l’intermédiaire de plateformes d’inscription [1] en ligne dédiées à l’orientation et à l’admission en EHPAD.
- Les informations que nous traitons dès votre accueil et tout au long de votre séjour et de votre prise en charge dans nos établissements et lorsque vous êtes accompagnés par l’un de nos services.
Lépine-Versailles accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions légales en la matière.
Par la présente politique de confidentialité, nous nous efforcerons de répondre en toute transparence aux questions suivantes : Quels sont les cookies installés sur le site https://www.lepine-versailles.fr/? Quelles catégories de données personnelles traitons-nous ? Dans quels objectifs ? Sur quelles bases légales ? Quels sont vos droits ? Comment les exercer ? Pendant combien de temps les données sont-elles conservées ?
Pour toute précision ou réclamation, n’hésitez pas à nous contacter, les coordonnées de contact sont précisées dans la suite du document.
- Responsable de traitement
Dans le cadre de l’ensemble de ses activités, Lépine-Versailles collecte et utilise des données personnelles en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « personne concernée »). Toute information se rapportant, directement ou indirectement, à une personne physique concernée, constitue une donnée personnelle au sens du RGPD.
Pour l’ensemble des traitements, Lépine-Versailles, détermine les moyens et les finalités du traitement. Ainsi, si vous avez des questions ou des réclamations concernant le respect par Lépine-Versailles de la présente Politique, notre DPO, Délégué à la protection des données, est à votre disposition pour répondre à toutes vos demandes, notamment pour exercer vos droits au titre de la LIL et du RGPD, relatives à vos données personnelles. Vous pouvez le joindre par mail à l’adresse suivante : rgpd@lepineversailles.fr.
- Quelles données collectons-nous ?
La nature et la qualité des données personnelles collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec Lépine-Versailles, usager, salarié, ou prestataire. Vous trouverez ci-dessous les principales catégories de données personnelles collectées en fonction du public concerné, votre lecture se portera sur les catégories concernant votre profil de public :
- Données d’identification : cela comprend toute information qui nous permettent de vous identifier, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique, ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de vos demandes de contact ou d’inscription, et le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec Lépine-Versailles.
- Données de la vie personnelle : situation familiale, nombre d’enfants, personne de confiance et de votre entourage.
- Données de la vie professionnelle : emploi, fonction, lieu de travail, compétences.
- Données de connexion : ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte, ou encore vos données de navigation, telles que votre adresse IP.
- Données financières : cela correspond aux données bancaires, un RIB, des ressources, un salaire.
- Données sensibles : Lépine-Versailles peut collecter des données sensibles vous concernant, telles que des données de santé (pathologie, traitement, état psychique par exemple), des données judiciaires (mesures de protection, condamnations pénales, jugements, …) ou des données de handicap. Ces données sont strictement nécessaires à votre accompagnement et à votre prise en charge par Lépine-Versailles.
- Données hautement personnelles : Lépine-Versailles peut collecter votre numéro de sécurité sociale lorsqu’il est nécessaire à la réalisation de sa mission (Médecin traitant internalisé, réalisation de démarches administratives pour votre compte, établissement de fiches de paye, …).
Lépine-Versailles veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.
Vous êtes informés que dans la majorité des cas, les informations que nous vous demandons sont indispensables pour bénéficier de nos services. A défaut de nous les communiquer, nous vous indiquons que cela est susceptible de remettre en cause nos prestations et que nous ne serions pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés.
- Quels traitements de vos données personnelles ?
Nous collectons vos données personnelles pour des objectifs (finalités) en lien avec nos activités et toujours sur une base légale.
Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces données, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales.
Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :
- Les besoins des activités de Lépine-Versailles
- Les exigences contractuelles
- Les obligations légales
- Les recommandations des autorités de contrôle
| Objectifs (Finalités) | Base légale | Durées de conservation |
| Gestion du site internet https://www.lepine-versailles.fr/ | Notre intérêt légitime pour ce canal de communication avec nos différents publics | Durées strictement nécessaires aux objectifs pour chaque type de traitement, dans le respect des référentiels publiés par la CNIL |
| Objectifs (Finalités) | Base légale | Durées de conservation |
| Activités d’hébergement et d’accueil auprès des Usagers de Lépine-Versailles | La base légale principale est l’exécution de mesures pré-contractuelles avec les usagers dans l’objectif de permettre l’exécution d’un contrat.
Certains traitements peuvent également être basés sur une mission d’intérêt public ou la préservation des intérêts vitaux d’un usager. |
Durées strictement nécessaires le temps de la relation contractuelle. Après la fin du contrat, elles peuvent être gardées plus longtemps :
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| Objectifs (Finalités) | Base légale | Durées de conservation |
| Activités de services de soins dont les services à domicile | La base légale principale est l’exécution de mesures pré-contractuelles avec les usagers dans l’objectif de permettre l’exécution d’un contrat et du service qui y est attaché.
Certains traitements peuvent également être basés sur une mission d’intérêt public ou la préservation des intérêts vitaux d’un usager. |
Durées strictement nécessaires le temps de la relation contractuelle. Après la fin du contrat, elles peuvent être gardées plus longtemps :
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| Objectifs (Finalités) | Base légale | Durées de conservation |
| Autres activités d’accompagnement médico-social | La base légale principale est l’exécution de mesures pré-contractuelles avec les usagers dans l’objectif de permettre l’exécution d’un contrat et du service qui y est attaché.
Certains traitements peuvent également être basés sur une mission d’intérêt public ou la préservation des intérêts vitaux d’un usager. |
Durées strictement nécessaires le temps de la relation contractuelle. Après la fin du contrat, elles peuvent être gardées plus longtemps :
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| Objectifs (Finalités) | Base légale | Durées de conservation |
| Autres activités de service (plateforme de répit des aidants …) | La base légale principale est l’exécution de mesures pré-contractuelles avec les usagers dans l’objectif de permettre l’exécution d’un contrat et du service qui y est attaché.
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Durées strictement nécessaires le temps de la relation contractuelle. Après la fin du contrat, elles peuvent être gardées plus longtemps :
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- Partageons-nous vos données personnelles ?
Les données strictement nécessaires à la réalisation de notre mission sont transmises aux services internes des établissements de Lépine-Versailles.
Nous pouvons également être amenés, pour certaines finalités de traitement, à partager vos données à nos sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom, notamment :
- Editeur du logiciel constituant le Dossier de l’Usager Informatisé (DUI)
- Messagerie de santé sécurisée
- Editeur du logiciel de facturation et de suivi administratif des usagers
- Service de blanchisserie
- Service de protection physique des usagers dans nos établissements
- Hébergeur du site internet
- Plateforme de recrutement du personnel
Cependant, ce partage de données est réalisé uniquement quand cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous, ou dans certains cas plus rare après avoir obtenu votre consentement. Nous sommes vigilants à minimiser les informations que nous leur communiquons pour la réalisation de leur mission, et nous les interrogeons au préalable sur leur organisation visant à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données.
Enfin, vos données peuvent aussi être transmises aux autorités légales ou réglementaires, afin de respecter nos obligations légales.
Dans ces deux derniers cas, tout comme les prestataires, seules les données nécessaires sont fournies et nous utilisons dans ce cadre les plateformes d’échanges de données fournies par ces tiers lorsqu’elles sont mises en place.
- Vos données sont-elles envoyées vers des pays tiers ?
Lépine-Versailles a organisé son Système d’Information afin que vos données personnelles soient conservées en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).
- Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?
Lépine-Versailles s’engage à protéger les données personnelles que nous collectons, ou que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver leur sécurité et leur confidentialité, et nous les révisons régulièrement avec l’aide de notre DPO et de notre service informatique (examen des pratiques et procédures sur les systèmes d’information, mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, archivage de vos données papiers dans des espaces sécurisées etc…).
- Quels sont les cookies que nous utilisons sur notre site ?
Lors de votre visite sur le site internet de Lépine-Versailles, un bandeau vous informe de la présence de cookies et vous invite à indiquer votre choix. Les cookies nécessitant votre consentement conformément à la règlementation ne sont déposés que si vous les acceptez. Vous pouvez à tout moment vous informer et paramétrer ou reparamétrer vos cookies pour les accepter ou les refuser en cliquant sur « Gestion des cookies » en bas du site internet de Lépine-Versailles.
Peuvent être collectées, via les cookies (un cookie est un fichier informatique) toutes les données qui se rapportent à un terminal à un instant donné notamment :
- Un ou plusieurs identifiant(s) technique(s) permettant d’identifier votre box internet ;
- La date, l’heure et la durée de connexion d’un terminal à un site internet ;
- L’adresse Internet de la page de provenance du terminal accédant au site internet ;
- Le type de système d’exploitation du terminal (ex : Windows, MacOs, Linux, Unix, etc.) ;
- Le type et la version du logiciel de navigation utilisé par le terminal (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, Opera, etc.) ;
- La marque et le modèle du terminal mobile ou tablette ;
- Les possibles erreurs de téléchargement ;
- La langue d’utilisation du logiciel de navigation utilisé par le terminal ;
- Les caractéristiques des contenus consultés et partagés (nom, site internet).
A minima et par défaut, les cookies de la catégories « Fonctionnels » vous permettent d’accéder aux fonctionnalités du site.
- Quels sont vos droits ?
Sur les données à caractère personnel que nous collectons/traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :
- Un droit d’accès : vous avez le droit de demander l’accès aux données personnelles que nous détenons vous concernant;
- Un droit de rectification : vous pouvez demander une rectification de toute donnée inexacte vous concernant ;
- Un droit de suppression : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances, mais Lépine-Versailles a des contraintes légales de conservation strictes qui sont appliquées et ne peut pas supprimer des donnés qui sont nécessaires à l’exercice de la prestation que vous avez demandée ;
- Un droit à la portabilité : dans certaines conditions uniquement, vous pouvez recevoir toutes les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré.
- Un droit de s’opposer au traitement en invoquant des intérêts légitimes dans certaines conditions uniquement ;
- Un droit de retirer son consentement à tout moment si le traitement concerné est basé sur votre consentement, ce qui reste une exception puisque nous collectons et traitons vos données principalement dans le cadre du contrat de prestations que vous avez avec nous (contrat de prestations ou contrat de travail) ;
- Un droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’apporter des restrictions au traitement de vos données dans quelques cas très précis ;
- Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.
- Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits sur simple demande auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de Lépine-Versailles, à l’adresse suivante rgpd@lepineversailes.fr .
- Vous pouvez également nous contacter à l’adresse postale suivante : Solidarité Versailles Grand Age – Lépine-Versailles, 53 rue des chantiers, 78000 Versailles
Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de droit, en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après avoir nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (CNIL).
- Mise à jour de la présente Politique
La présente politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la réglementation relative aux données personnelles.
Document actualisé le 26/06/2026 et téléchargeable
[1] Ces plateformes, qui permettent notamment de rechercher des établissements, de vérifier les disponibilités et de constituer ou transmettre des dossiers d’admission, sont éditées et administrées par des organismes tiers, le plus souvent des autorités publiques ou des opérateurs agissant pour leur compte. À ce titre, ces organismes interviennent en qualité de responsables de traitement pour les données collectées sur leurs plateformes.
